Aufbewahrungsfrist: Wie lange musst du Unterlagen für die Steuererklärung aufheben?
Manche haben einen Ordner, manche einen Schuhkarton und manche auch einen Umzugskarton voll mit ihnen. Die Rede ist von Rechnungen, Abrechnungen und sonstigen Belegen die irgendwann mal für die Steuererklärung nützlich sein könnten. Aber wie lange sollte man diese eigentlich aufbewahren?
Das Wichtigste zur Aufbewahrungsfrist in Kürze:
- ⏳Belege für die Steuererklärung sollten bis zur Rechtskraft des Steuerbescheids aufgehoben werden.
- 💌Ist ein Bescheid vom Finanzamt vorläufig oder unter Vorbehalt der Nachprüfung, dann solltest du die Belege länger aufbewahren.
- 🤏🏼Es gibt für Privatpersonen nur wenige gesetzliche Aufbewahrungsfristen.
- 📙Die Grundlage für die Aufbewahrungspflicht findet sich im Umsatzsteuergesetz.
Die Themen im Überblick
- Aufbewahrungspflicht: Privatpersonen vs. Gewerbetreibende
- Was sind die wichtigsten Unterlagen für die Steuererklärung?
- Wie lange muss man die Belege für die Steuererklärung aufbewahren?
- Was sind die wichtigsten Unterlagen für die Rente?
- Müssen Versicherungspolicen aufgehoben werden?
- Gibt es eine Aufbewahrungspflicht für Kontoauszüge?
- Wann sind Steuerbescheide rechtskräftig?
- Häufig gestellte Fragen 💭
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Aufbewahrungspflicht: Privatpersonen vs. Gewerbetreibende
Für Selbstständige und Gewerbetreibende gibt es eine klare Regelung bei der Aufbewahrungspflicht. 6 und 10 Jahre sind hier die Schlüsselzahlen. Für Privatpersonen gibt es hingegen keine gesetzlichen Regelungen. Dennoch solltest du deine Unterlagen nicht einfach wegwerfen 😉2
Was sind die wichtigsten Unterlagen für die Steuererklärung?
Welche Unterlagen du für deine Steuererklärung benötigst, kommt auf deine berufliche und deine private Situation an.Wenn du 🧑💼 berufstätig bist, benötigst du folgende Unterlagen:
- Alle Lohnsteuerbescheinigungen für das Jahr
- Bescheinigung über Lohnersatzleistungen (z.B. Krankengeld)
- Beiträge zu Berufsverbänden
- Aufstellung über Reisekosten
- Belege für Arbeitsmittel und Berufskleidung
- Steuer-Identifikationsnummer
- Bescheinigung über gezahlte Versicherungen
- Bescheinigung über Riester-Verträge
Wenn du 🧒 Kinder hast, für die Kindergeld gezahlt wird, benötigst du:
- Steuer-Identifikationsnummer der Kinder
- Belege für Kinderbetreuungskosten
- Belege über gezahltes Schulgeld
Wenn du Rentner bist, benötigst du:
- Rentenbezugsmitteilungen (Mitteilung zur Vorlage beim Finanzamt)
- Bescheinigung über gezahlte Versicherungen
- Steuer-Identifikationsnummer
Wenn du 🧑🎓 Student bist, benötigst du:
- Immatrikulationsbescheinigung
- Aufstellung über Reisekosten
- Belege für Arbeitsmittel (z.B. Laptop)
- Steuer-Identifikationsnummer
- Bescheinigung über gezahlte Versicherungen
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Wie lange muss man die Belege aufbewahren?
Bei der Frage danach, wie lange man Belege aufbewahren muss oder sollte, so gibt es keine genaue gesetzliche Grundlage für Privatpersonen 🤷Als allgemeine Grundlage kann man jedoch den §14b Abs. 1 S. 5 Nr. 1 des Umsatzsteuergesetzes 📙 heranziehen. Dieser sagt aus, dass eine Person, die kein Unternehmer ist, die Rechnung zwei Jahre aufzubewahren hat.
Diese Frist ist auch aus anderen Gründen sinnvoll, wie zum Beispiel der Gewährleistungspflicht, welche ebenfalls zwei Jahre gilt.
Anbei eine Übersicht von einigen Unterlagen und wie lange man diese in der Regel aufbewahren sollte:
| Art des Belegs | Dauer der Aufbewahrung |
|---|---|
| Lohnsteuerbescheinigung | Bestandskraft des Steuerbescheids |
| Bescheinigung über Lohnersatzleistungen | Bestandskraft des Steuerbescheids |
| Rechnungen | 2 Jahre |
| Rentenversicherungsunterlagen | lebenslang |
| Krankenversicherungsunterlagen | lebenslang |
| Mitteilung Steuer-ID | lebenslang |
| Mitteilung Steuernummer | Änderung der Zuständigkeit |
| Kontoauszüge | 4 Jahre |
| Verträge | lebenslang |
| Zeugnisse | lebenslang |
| amtliche Dokumente | lebenslang |
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Die Aufbewahrungsfrist beginnt zum Anfang des Jahres, das dem Erstellungsdatum der Rechnung 🧾 folgt. Wenn du also eine Rechnung am 02.05.2018 erhalten hast, dann beginnt die Aufbewahrungsfrist am 01.01.2019 und endet dann zum Beispiel im Fall einer gewöhnlichen Rechnung, also nach zwei Jahren, am 31.12.2021.
Gilt diese Frist auch für Steuerunterlagen?
Früher gab es mal eine Frist, die bestimmte, wie lange Personen die Unterlagen für die Steuererklärung aufbewahren müssen. Diese wurde aber mit einer Ausnahme abgeschafft. Personen, deren Summe der Einkünfte über 500.000 € liegt, müssen die Belege sechs Jahre lang aufbewahren.
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Was sind die wichtigsten Unterlagen für die Rente?
Wenn es um die Unterlagen für die Rente geht, so solltest du alles über deinen beruflichen Werdegang aufheben, wie zum Beispiel Lohnsteuerbescheinigungen oder auch Mitteilungen über den Bezug von Sozialleistungen, denn diese Unterlagen sind erforderlich, wenn es um Rentenbeginn und Höhe der Rente geht. Denn nicht immer hat die Rentenversicherung alle Unterlagen. Lücken im beruflichen Lebenslauf können hierbei zu Problemen führen.5
Müssen Versicherungspolicen aufgehoben werden?
Grundsätzlich gilt, dass du Vertragsunterlagen zu Versicherungen, solange aufbewahren solltest, wie der Versicherungsschutz greift ☝🏼 Deinen Aktenvernichter solltest du also nicht mit Vertragsunterlagen füttern, solange der Vertrag noch läuft. Erst, wenn der Vertrag aufgehoben ist und kein Versicherungsschutz mehr besteht, kannst du die Unterlagen darüber entsorgen.6
Gibt es eine Aufbewahrungspflicht für Kontoauszüge?
Eine generelle Aufbewahrungspflicht für Kontoauszüge gibt es nicht, jedoch rät man dazu diese mindestens vier Jahre lang aufzubewahren, da diese oftmals als Zahlungsnachweis 🧾 genügen, sollte man mal eine Rechnung verloren haben.7
Wann sind Steuerbescheide rechtskräftig?
Ob ein Steuerbescheid bestandskräftig ist, richtet sich grundsätzlich danach, wann die Einspruchsfrist endet. In der Regel ist dies einen Monat, nachdem du deinen Steuerbescheid erhalten hast.Es kann jedoch auch sein, dass ein Steuerbescheid unter dem Vorbehalt der Nachprüfung oder vorläufig ergeht. Ist das der Fall, dann ist der Bescheid erst mit Aufhebung der Vorläufigkeit, beziehungsweise dem Vorbehalt der Nachprüfung rechtskräftig.
Warum sind meine Bescheide immer vorläufig?
Viele oder nahezu alle Steuerbescheide ergehen unter einer teilweisen Vorläufigkeit. Das bedeutet also, dass der Steuerbescheid mit wenigen Ausnahmen bestandskräftig ist. Diese teilweise Vorläufigkeit bezieht sich nur auf anhängige Verfahren am Bundesfinanzhof oder dem Bundesverfassungsgericht, sofern ein Teil des Bescheids rechtlich infrage gestellt wird.
So sieht ein allgemeiner Vorläufigkeitsvermerk im Steuerbescheid derzeit aus:
Die Festsetzung der Einkommensteuer ist gemäß § 165 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 AO im Hinblick auf die Verfassungsmäßigkeit und verfassungskonforme Auslegung der Norm vorläufig hinsichtlich
- der Höhe der kindbezogenen Freibeträge nach § 32 Abs. 6 Satz 1 und 2 EStG
Die Festsetzung des Solidaritätszuschlags ist gem. § 165 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 AO hinsichtlich
- der Verfassungsmäßigkeit des Solidaritätszuschlaggesetzes 1995
- der Höhe der kindbezogenen Freibeträge nach § 32 Abs. 6 S. 1 und 2 EStG vorläufig.
Die Festsetzung der Kirchensteuer ist gem. § 165 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 AO hinsichtlich
- der Höhe der kindbezogenen Freibeträge nach § 32 Abs. 6 S. 1 und 2 EStG vorläufig.
Fazit
Die Aufbewahrungsfrist, das Suchen der Belege und die richtige Archivierung aller Unterlagen sind gewaltige Kopfschmerz-Faktoren und dann ist die Steuererklärung noch gar nicht gemacht. Zum Glück bist du bei deiner Steuererklärung nicht mehr auf dich alleine gestellt, auch wenn du nicht das Geld für einen Steuerberater in die Hand nehmen möchtest. Mit Steuerbot erledigst du deine Steuererklärung innerhalb von 20 Minuten und du brauchst keinerlei Fachwissen dafür 🤩
Häufig gestellte Fragen zur Aufbewahrungsfrist
Wie lange brauche ich die Belege?
Müssen Belege in Papierform aufbewahrt werden?
Gibt es Belege die ich mein Leben lang aufbewahren sollte?
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