Checkliste: Diese Unterlagen brauchst du für deine Steuererklärung!
Auch wenn du seit 2017 keine Belege mehr mit deiner Steuererklärung einreichen musst, ist es dennoch sinnvoll, diese aufzubewahren. Denn hält das Finanzamt deine Angaben für unglaubwürdig, dann kann es jederzeit von dir Belege anfordern. Fehlen die Belege, fällt der Abzug der Ausgaben weg.
🚀 Das Wichtigste zu den Unterlagen in Kürze:
- Belege müssen nicht mehr mit der Steuererklärung eingereicht werden.
- Nachweise können jederzeit vom Finanzamt angefordert werden.
- Wenn dir die Belege fehlen, ist ein Abzug der Kosten ausgeschlossen.
Deswegen solltest du deine Unterlagen aufbewahren
2017 wurde aus der Belegvorlagepflicht eine Belegvorhaltepflicht. Vor 2017 war das Mitsenden von Belegen also verpflichtend. Seit 2017 ist es keine Pflicht mehr.
Du musst jetzt zwar nicht mehr den vollen Leitz-Ordner mit einreichen, aber wegwerfen solltest du ihn auch nicht. Denn das Finanzamt kann jederzeit nach Belegen fragen, wenn etwas bei deinen Angaben unstimmig ist.
Stell dir mal vor: Du hattest eine OP, die deine Versicherung nicht zahlt. Du machst dafür einen fünfstelligen Betrag an außergewöhnlichen Belastungen geltend und kriegst dadurch eine ordentliche Rückerstattungssumme. Dir fehlt dann aber die Rechnung, wenn das Finanzamt genauer nachhakt. Da rutscht die erwartete Steuererstattung mal ziemlich schnell wieder in den Keller.
Checkliste: Diese Nachweise sind wichtig!
Einnahmen
Lohnsteuerbescheinigungen
Bescheinigungen über Lohnersatzleistungen
Verträge zu Abfindungen
Mitteilung zur Vorlage beim Finanzamt von der Rentenversicherung
Steuerbescheinigungen der Banken über Kapitalerträge
Werbungskosten
Fahrkarten für den ÖPNV
Bescheinigung über Gewerkschaftsbeiträge
Belege für Arbeitsmittel
Belege für Arbeitskleidung
Belege von Reisekosten
Belege von Bewerbungskosten
Rechnung vom Steuerberater oder der Steuersoftware
Nachweise über Semesterbeiträge im Studium
Sonderausgaben
Bescheinigung über Beiträge zur Riester-Rente oder Rürup-Rente
Spendenbelege
Bescheinigungen über Mitgliedbeiträge von Vereinen
Belege zu Berufsausbildungskosten
Außergewöhnliche Belastungen
Belege zu Krankheitskosten (Medikamente, Brillen, selbst gezahlte Arztrechnungen, Kosten für Heilpraktiker, Fahrtkosten zu medizinischen Einrichtungen)
Belege zu Kurkosten
Rechnungen für Pflegeaufwendungen
Rechnungen für Beerdigungskosten
Nachweise zum Pflegegrad
Bescheid über die Feststellung des Grades der Behinderung
Haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen
Rechnungen über die erbrachten Leistungen
Nebenkostenabrechnung
Diese Unterlagen hat das Finanzamt schon
Was deine Einnahmen angeht, so hat das Finanzamt die meisten davon bereits elektronisch vorliegen. Immerhin sind Versicherungen, Arbeitgeber und weitere Auszahlungsstellen dazu verpflichtet, die Daten an das Finanzamt zu übermitteln.
Diese Unterlagen musst du nicht beim Finanzamt einreichen:
Original, Kopie, per Post, Fax oder E-Mail
Alles egal! 😬 Denn ob es sich bei deinen Belegen um das Original oder eine Kopie handelt, ob du diese per Post, Fax oder E-Mail einreichst ist dem Finanzamt recht egal. Okay, nicht so ganz...
Da auch die Finanzverwaltung nach und nach digitaler wird, ist der Weg per E-Mail am schnellsten und verursacht keine Portokosten. Immerhin müssen Belege, die per Post eingereicht werden auch wieder zurück zum Absender.
Aufbewahrungsdauer von Unterlagen
Eine offizielle Frist für die Aufbewahrung von Belegen gibt es bei Privatpersonen nicht. Wir empfehlen daher die Belege bis zum Erhalt des Steuerbescheids aufzubewahren. Danach kannst du diese bis auf ein paar Ausnahmen entsorgen.
Diese Ausnahmen sind Folgende:
- Spendenbescheinigungen
- Verträge für Versicherungen
- Rechnungen von Gegenständen, bei denen die Ausgaben über mehrere Jahre verteilt werden
- Nebenkostenabrechnungen
Diese Belege solltest du länger aufbewahren, da diese mehrere Jahre betreffen – beziehungsweise dauernd anfallende Kosten sind.
Für Spendenbescheinigungen, sowie die Nebenkostenabrechnungen empfehlen wir dir eine Aufbewahrungsdauer von zwei Jahren. Für abzuschreibende Gegenstände sollte die Rechnung bis zur vollständigen Abschreibung aufbewahrt werden. Versicherungsunterlagen sollte man am besten nie entsorgen.
Was tun, wenn die Unterlagen verloren gegangen sind?
Handelt es sich bei den Belegen rein um eine Sammlung von Kassenzettel, dann kannst du leider nichts tun. Die entsprechenden Kosten kannst du dann nicht mehr geltend machen.
Für alles andere, bei dem eine ordentliche Rechnung ausgestellt wurde oder ein Vertrag abgeschlossen wurde, kannst du bei dem jeweiligen Anbieter oder Unternehmen eine Kopie der Rechnung anfordern. Denn im Gegensatz zu Privatpersonen sind Unternehmer:innen dazu verpflichtet, die Rechnungen zwischen 6 und 10 Jahren aufzubewahren.
Häufige Fragen zu Belegen
Sind Belege ein Muss für die Steuererklärung?
Seit 2017 gibt es keine Pflicht mehr die Belege einzureichen. Jedoch sind die Belege für mögliche Nachfragen vom Finanzamt aufzubewahren.
Welche Unterlagen sollte man aufheben?
Grundsätzlich alle Belege die nicht nur das eine Jahr, sondern mehrere Jahre betreffen. Darunter fallen zum Beispiel die Nebenkostenabrechnung oder Beitragsmitteilungen von Versicherungen. Unter anderem aber auch Rechnungen von Gegenständen die über mehrere Jahre abgeschrieben werden müssen.
Wie lange muss man die Unterlagen aufbewahren?
Für private Personen gibt es keine Aufbewahrungsfrist. Sobald der Steuerbescheid ergangen ist, kannst du also die Belege entsorgen. Nur für Unternehmer:innen gilt eine Frist von 6 bis 10 Jahren im Falle einer möglichen Betriebsprüfung.
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