Was ist bei Reisekostenerstattungen zu beachten?

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Was ist bei Reisekostenerstattungen zu beachten?

Pascal Eckel

Steuer-Experte

8 min Lesedauer

Aktualisiert am: 31.03.2025

Du warst gerade auf einer Dienstreise und hast nun Kosten? Diese Kosten kannst du absetzen oder alternativ kann dein Chef dir die Reisekosten zurückerstatten. Was du über die Reisekostenerstattung wissen musst und wie sie sich auf deine Steuererklärung auswirkt, das erfährst du hier 🤝

Das Wichtigste zur Reisekostenerstattung

💸
Die Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber ist für Arbeitnehmer steuerfrei, ersetzt aber den Werbungskostenabzug.
📄
Belege sammeln lohnt sich: Dein Arbeitgeber kann entweder tatsächliche Kosten erstatten oder gesetzliche Pauschalen nutzen.
🛏️
Übernachtungen, Verpflegung & Fahrtkosten gehören zu den wichtigsten erstattungsfähigen Ausgaben – auch Nebenkosten wie Parkgebühren oder WLAN sind möglich.

Die Themen im Überblick

1
Was ist eine Reisekostenerstattung?

Wenn du beruflich unterwegs bist, entstehen dir oft zusätzliche Kosten – zum Beispiel für 🚆 Fahrt, 🍽️ Essen oder 🛏️ Übernachtung. Wenn dein Arbeitgeber dir diese Kosten zurückzahlt, spricht man von einer Reisekostenerstattung.

Diese Rückzahlung ist steuerfrei, solange du die Kosten nachweist – entweder durch:

Belege (z. B. Tickets, Rechnungen)
oder Pauschalen (z. B. Verpflegungspauschale)

Hinweis

Wenn dir dein Arbeitgeber die Kosten erstattet, darfst du dieselben Kosten nicht nochmal in deiner Steuererklärung als Werbungskosten absetzen. Dafür bekommst du aber den vollen Betrag zurück und nicht nur den Steuerabzug.

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2
Was sind Reisekosten?

Reisekosten entstehen immer dann, wenn du beruflich unterwegs bist – also außerhalb deiner Wohnung oder deines normalen Arbeitsplatzes arbeitest. Zu den Reisekosten zählen:

🛣️
Fahrtkosten: Zug, Flug, Taxi oder Kilometergeld bei Nutzung des privaten Autos
🍽️
Verpflegungskosten: Essen während der Reise
🛏️
Übernachtungskosten: Hotel oder Ferienwohnung (außer private Extras wie Minibar)
🧾
Reisenebenkosten: Parkgebühren, WLAN im Hotel, berufliche Telefonate, Eintritt für Messen

3
Welche Punkte gehören in eine Reisekostenabrechnung?

📅
Reisedatum und Reisezweck: Wann war die Reise und warum (z. B. Kundentermin, Messe)?
📍
Reiseziel und Reiseroute: Wohin ging die Reise und welche Stationen wurden gemacht?
🛣️
Fahrtkosten: Bahn, Flug, Taxi oder Kilometergeld bei Privat-PKW
🍽️
Verpflegungskosten: Tagespauschalen für Essen je nach Abwesenheitsdauer
🛏️
Übernachtungskosten: Hotelkosten ohne private Extras wie Minibar
🧾
Reisenebenkosten: Parkgebühren, berufliche Telefonate, WLAN, Messe-Eintritt
📎
Belege und Quittungen: Für alle Ausgaben – digital oder in Papierform
✍️
Deine Unterschrift als Reisender und ggf. zur Freigabe durch Vorgesetzte

4
Kannst du Reisekosten auch absetzen?

Wenn dir dein Arbeitgeber keine oder nicht alle Reisekosten erstattet, kannst du diese selbst in deiner Steuererklärung angeben – als Werbungskosten.

💼 Das geht, wenn du...

...eine Dienstreise gemacht hast.
...selbst für Fahrt, Hotel oder Verpflegung bezahlt hast.
...Belege oder Fahrtenbuch dafür hast.

Hinweis

Du bekommst nur das zurück, was über deine Werbungskosten deine Steuerlast senkt – nicht 100 % wie bei einer Erstattung durch den Arbeitgeber.

5
Was gilt bei Verpflegungsmehraufwendungen?

Wenn du beruflich unterwegs bist, entstehen dir oft zusätzliche Verpflegungskosten – z. B. weil du nicht zu Hause essen kannst. Diese Mehrkosten nennt man Verpflegungsmehraufwand.

Hinweis

Du musst nicht alle Belege sammeln, wenn du die Pauschale nutzt. Arbeitgeber können dir die Pauschale steuerfrei auszahlen. Wenn nicht, trägst du die Pauschalen in deiner Steuererklärung als Werbungskosten ein.

Fazit

Egal, ob deine Reisekosten vom Chef erstattet werden oder nicht, du solltest deine Steuererklärung immer abgeben, um so viel Geld vom Finanzamt zurückzuholen wie möglich. Das ist natürlich ein anderer Prozess als die Reisekostenerstattung durch deinen Chef, aber mit der Steuerbot-App ist die Steuererklärung sogar leichter als die Erstattung durch deinen Chef – 20 Minuten und kein Steuerfachwissen, was will man mehr? 🤯

Häufig gestellte Fragen zu Reisekostenerstattungen

Kannst du Reisekosten absetzen, obwohl sie erstattet wurden?

Wenn dir dein Arbeitgeber die Reisekosten erstattet hat, kannst du diese Kosten nicht nochmal in deiner Steuererklärung als Werbungskosten absetzen. Das würde sonst ein doppelter Vorteil sein – und das lässt das Finanzamt nicht zu.

Was gilt bei Reisenebenkosten?

Reisenebenkosten sind zusätzliche Ausgaben, die bei einer Dienstreise anfallen – neben Fahrt, Unterkunft und Verpflegung. Auch sie können steuerfrei erstattet oder als Werbungskosten abgesetzt werden, wenn du sie selbst zahlst.

Welche Fristen gelten bei Reisekostenerstattung?

Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Frist, bis wann ein Arbeitgeber Reisekosten erstatten muss. Aber: Es sollte zeitnah passieren – idealerweise innerhalb weniger Wochen nach der Dienstreise. Immerhin hast du das Geld vorgestreckt.

Du hast Fragen zu Reisekostenerstattungen? Schreib uns!

Unser Support steht dir jederzeit unter support@steuerbot.com zur Verfügung.

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