Wie funktioniert ein Eigenbeleg?
Keinen Beleg für eine Ausgabe, aber du möchtest die Ausgabe unbedingt in deiner Steuererklärung angeben? Dafür gibt es Eigenbelege. Für Eigenbelege gibt es aber auch einige Regeln. Was du über Eigenbelege wissen musst, damit das Finanzamt sie anerkennt, erfährst du hier 🤝
Das Wichtigste zu Eigenbelegen
- 📄Eigenbelege sind Ersatzbelege, wenn keine Rechnung oder Quittung vorliegt.
- ✍️Sie müssen handschriftlich unterschrieben und mit Datum, Betrag, Art der Ausgabe und Grund (z. B. Verlust des Belegs) versehen sein.
- 🗂️Für Eigenbelege gelten die selben Aufbewahrungsfristen, wie für andere Rechnungen und Belege.
Die Themen im Überblick
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Was ist ein Eigenbeleg und wann benötige ich ihn?
Ein Eigenbeleg ist ein selbst erstellter Beleg 📄, den du als Ersatz benutzt, wenn du keine Rechnung oder Quittung mehr hast – z. B. weil der Beleg verloren gegangen ist oder nie ausgestellt wurde.
Beispiel
- 🅿️Bei Ausgaben am Automaten (Parkticket, Eintritt)
- 💸Für Trinkgeld, das nicht quittiert wurde
- 🛏️Wenn eine Hotelrechnung verloren gegangen ist
- 🛒Bei kleinen Barausgaben ohne Rechnung
- 🧳Für Spesen oder Reisekosten ohne Beleg
- 🔧Bei Schäden wie Diebstahl oder Verderb
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Wann und wie wird ein Eigenbeleg akzeptiert?
Ein Eigenbeleg wird vom Finanzamt nur dann akzeptiert, wenn:- 📌kein anderer Beleg vorhanden ist
- 📄der Geschäftsvorfall glaubhaft dokumentiert ist
- ✍️der Beleg vollständig und ordentlich ausgefüllt wurde
- 🧾der Betrag plausibel ist (z. B. durch Preisliste oder Kontoauszug)
- 🖊️du den Beleg unterschrieben hast
Belegvorhaltepflicht seit 2017
Seit dem 1. Januar 2017 gilt in Deutschland die sogenannte Belegvorhaltepflicht im Rahmen der elektronischen Steuererklärung (ELSTER). Sie wurde mit der „Belegvorhaltepflicht statt Belegpflicht“ eingeführt.
Du musst also deine Belege nicht mehr automatisch mit der Steuererklärung mitschicken. Stattdessen musst du sie nur noch vorhalten – also aufbewahren und bei Nachfrage des Finanzamts einreichen.
Keine Garantie auf Anerkennung
Ein Eigenbeleg ist nur ein Ersatz für einen fehlenden Originalbeleg. Er dient zur Dokumentation eines Geschäftsvorgangs. Das Finanzamt prüft in jedem Einzelfall, ob:
- 🧐die Angaben glaubhaft sind
- 💶der Betrag nachvollziehbar ist
- 🏢die Ausgabe betrieblich oder beruflich veranlasst war
Eine Garantie, ob das Finanzamt den Eigenbeleg anerkennt, gibt es leider nicht. In der Regel sind Eigenbelege bis 250 € kein Problem, sofern es nicht unverhältnismäßig viele sind.
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Wie erstellt man einen Eigenbeleg?
Wichtig für einen Eigenbeleg ist nur, dass er vollständig, plausibel und nachvollziehbar sein muss. Du kannst ihn handschriftlich anfertigen. Du kannst aber auch eine PDF-Vorlage oder eine Word-Datei erstellen, solange du sie handschriftlich unterschreibst.Erforderliche Angaben
- 1️⃣Name und vollständige Anschrift des Zahlungsempfängers
- 2️⃣Datum der Ausgabe und (falls abweichend) Erstellungsdatum des Belegs
- 3️⃣Art der Ausgabe (z. B. Parkgebühr, Trinkgeld, Automatenkauf)
- 4️⃣Betrag der Ausgabe (am besten mit Preisangabe pro Stück oder Summe)
- 5️⃣Grund für den Eigenbeleg (z. B. Beleg verloren, keine Quittung erhalten)
- 6️⃣Ggf. Nachweis (z. B. Kontoauszug, Foto vom Automaten, Preiszettel)
- 7️⃣Deine Unterschrift
Beispiel für einen Eigenbeleg
Beispiel
Eigenbeleg Name des Zahlungsempfängers: Café Sonnenblume, Hauptstraße 12, 12345 Musterstadt Datum der Ausgabe: 26.03.2025 Art der Ausgabe: Trinkgeld für Servicepersonal Betrag: 5,00 € Grund: Kein Beleg möglich, da Trinkgeld Unterschrift: Max Mustermann
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Welche Kosten können mit einem Eigenbeleg nachgewiesen werden?
Der Eigenbeleg ist eine Notlösung und wird daher nicht für große Ausgaben verwendet, da es in diesen Fällen eigentlich immer möglich ist, einen Ersatzbeleg zu bekommen, wenn du danach fragst. Es geht also in erster Linie um kleinere Ausgaben, für die du keinen Ersatzbeleg bekommen kannst oder für die kein Beleg erstellt wurde.Geringfügige Ausgaben bis 150 Euro
Vor allem Trinkgelder, Parkgebühren oder kleinere Materialkäufe im Handwerksbereich sind Fälle für Einzelbelege, da hier gerne Belege verloren gehen, weil es sich um Kleinstbeträge handelt. Zwar werden Eigenbelege bis 250 € oftmals akzeptiert, aber Ausgaben oberhalb von 150 € sind bereits unüblich.
Kosten ohne Belegausgabe
In vielen Fällen gibt es keine Belege. Das war früher vor allem an Imbissbuden gerne mal der Fall. Mittlerweile sind Kosten ohne Belegausgabe sehr selten, aber wenn es mal vorkommt, hast du hier einen wunderbaren Beispielfall für einen Beispielbeleg.
Fazit
Eigenbelege brauchst du, damit das Finanzamt Kosten anerkennt, wenn es nach Belegen fragt, die nie ausgestellt oder verloren wurden. Bevor du deine Eigenbelege nachreichen musst, musst du aber zuerst auch deine Steuererklärung abgeben. Das geht mit der Steuerbot-App ganz einfach. So dauert das nur 20 Minuten und du brauchst kein Steuerfachwissen 🤝
Häufig gestellte Fragen zu Eigenbelegen
Kann ich Eigenbelege für jede Ausgabe nutzen?
Wie erhöhe ich die Akzeptanz meiner Eigenbelege?
Was passiert, wenn mein Eigenbeleg nicht anerkannt wird?
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